Vom physischen Server in die Cloud
Bei der eXnet audit gmbh stand die Frage im Raum, wie man sich für die digitale Zukunft am besten aufstellt. Die Lösung war der Weg vom klassischen Server hinein in die Cloud.
Die eXnet audit gmbh wpg ist Teil von eXnet|das eXpertennetzwerk, ein Verbund von mehreren Einzelgesellschaften. Zu den Kernthemen der eXnet audit gehören folgende: „Wir sind eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit 3 Schwerpunkten. Das Erste ist Sanierung und Restrukturierung. Dazu kommen die Transaktionsberatung und die betriebswirtschaftliche Beratung. Uns gibt es seit 2012 und in einer breiteren Struktur sind wir seit 2017 in Dresden, Chemnitz und seit 2021 auch in Leipzig unterwegs.“
„Außerdem haben wir mit unserem Tochterunternehmen, der fitas audit GmbH WPG, das sich auf die Vorbehaltsaufgaben Jahresabschluss- und Konzernabschlussprüfungen spezialisiert hat, deutschlandweit Partner in Hannover, München, Hamburg und Nürnberg”, erzählt Daniel Flade, geschäftsführender Gesellschafter der eXnet audit gmbh.
Überdimensioniert, zu teuer und unmodern
Die technische Ausgangssituation war bei eXnet so, wie wir es oft erleben: Ein bestehendes System, das nicht wirklich den Anforderungen entspricht, veraltet oder zu teuer ist. Oder alles auf einmal. „Ganz am Anfang stand ein klassischer Server in Dresden. Auf dem haben alle gearbeitet und regelmäßig Sicherungskopien erstellt. Außerdem entschieden wir uns für eine Microsoft Small Business Lösung.“
„Das System mit einem eigenen Server war für unsere Ansprüche auch eher überdimensioniert. Auf Seiten der Kosten waren das mehrere tausend Euro, dazu Wartung und permanent mussten Updates gemacht werden.“
Hinzu kam, dass die Software in der genutzten Form nach einiger Zeit nicht mehr angeboten wurde. Eine neue Lösung musste gefunden werden. In Frage sind dabei zwei Möglichkeiten gekommen: „Wir standen vor der Entscheidung zwischen einem neuen Server oder der Cloud, und zwar einer Cloud bei Microsoft”, erinnert sich Daniel Flade.
Zu dieser Zeit arbeitete die eXnet audit gmbh in einem anderen Projekt mit uns zusammen. So kam man gemeinsam mit Andreas Wolske auch auf das Thema Hosting zu sprechen. “Ich habe ihm unsere Situation erklärt und erzählt, dass wir uns jetzt entscheiden müssen, wie wir uns für die Zukunft aufstellen wollen“, erinnert sich Daniel Flade.
Flexibilität und Sicherheit als Hauptkriterium
Denn für die Zukunft war das bestehende System nicht gemacht und ein neuer eigener Server hätte daran nichts geändert. Eine flexible Cloudlösung hingegen schon. „Andreas Wolske hat uns dann die Vorzüge des Systems in einer Live Session vorgestellt. Bei internen Besprechungen war uns dann schnell klar, dass die Zukunft in der Cloud liegt und wir uns nicht wieder einen Server hin- stellen wollen”, erzählt Daniel Flade.
In einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kommt es nicht nur auf eine moderne IT-Infrastruktur an, sondern auch auf eine sichere. Datenschutz und -sicherheit sind daher nicht nur Schlagwörter, sondern zwingende Voraussetzungen für einen reibungslosen Betriebsablauf. Wo die Cloud tatsächlich verortet ist und wie sie betrieben wird, spielt daher eine große Rolle.
„Außerdem hat uns überzeugt, dass das Rechenzentrum in Sachsen steht. Auch Datenschutz und Datensicherheit sind für uns ein bedeutsames Thema, da wir mit sensiblen Daten von Unternehmen arbeiten. Nicht zuletzt war es auch eine betriebswirtschaftliche Entscheidung“, beschreibt Daniel Flade die Abwägung aller Kriterien während der Wahl des neuen IT-Dienstleisters.
Für Stabilität im Arbeitsalltag
Nach der Entscheidung für uns haben wir für eXnet audit gmbh ein Zimbra-System aufgesetzt und eine Schnittstelle zu Outlook implementiert. Der Betrieb läuft dabei reibungs- und geräuschlos. Oder wie Daniel Flade sagen würde: „Im Alltag haben wir mit managedhosting.de eher weniger Berührungspunkte.“
Bei der Migration vom alten ins neue System gab es zu Beginn hingegen einen kleinen Stolperstein. “Denn im Prinzip konnte die Nutzung verschiedener Mailadressen und Kalender, nicht direkt so umgesetzt werden, wie wir uns das gedacht hatten. Gelöst haben wir das dadurch, dass wir Zimbra im Hintergrund von Outlook nutzen.”
Konkret übernehmen wir für die eXnet audit gmbh diese Aufgaben:
- Managed Server – abgestimmt auf kleine Unternehmen – bestehend aus:
◦ Zimbra Collaboration Suite
▪ Zimbra Open Source Edition
▪ ZEXTRAS Suite for Zimbra
▪ Nextcloud-Integration in Zimbra
◦ NextCloud Files CE
▪ Individuelle Installation von Nextcloud-Apps - Optimale Datensicherheit durch ein privates Serversystem (keine Multi-Tenant-Umgebung)
- Compliance & Security by Design – sowohl bei der Zimbra-, ZEXTRAS- und NextCloud-Software als auch
bei der darunterliegenden managedhosting.de-Infrastruktur - IT- Betrieb und Installation von Updates
Nachdem wir diese Anfangshürde zusammen gemeistert haben, konnten wir uns auch im Arbeitsalltag schnell einspielen. Auch wenn unser Ticketsystem für Supportanfragen für Daniel Flade ungewohnt war. „Die Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen ist sehr gut. Mir persönlich wäre eine Hotline zwar lieber, aber sobald man ein Ticket erstellt hat, gibt’s sehr zeitnah ein Feedback. Man kennt das ja von anderen Dienstleistern, bei denen man sich einen Reminder setzen muss, in 10 Tagen mal nachzufragen. Bei managedhosting.de ist das aber vorzüglich. Da gibt es immer eine Rückmeldung”, berichtet er.
So oft muss er unser Ticketsystem allerdings auch gar nicht in Anspruch nehmen, „denn ganz ehrlich, so viele Angriffspunkte haben wir jetzt im normalen Betrieb auch nicht. Das zeigt ja, dass es eben stabil läuft”, beschreibt Daniel Flade den Alltag mit uns.
„Man kommt ja manchmal mit Mandanten ins Gespräch. Da erzähle ich gern, dass wir hier einen lokalen Anbieter haben, der großen Wert auf Datensicherheit und Sicherheit gegenüber Angriffen bietet”, antwortet Daniel Flade auf die Frage, ob er managedhosting.de weiterempfehlen würde. Und das beruht auf Gegenseitigkeit.